Taką sytuację pewnie każdy z nas miał. Chcemy coś załatwić w banku i na wstępie pracownik prosi nas o dokument tożsamości (zwykle dowód osobisty). Wykonuje też jego kserokopię lub skan, jeżeli wcześniej w systemie bankowym go nie było. To nagminne, ale czy w każdej sytuacji konieczne i tym bardziej uzasadnione?
Kopiowanie dokumentu w każdej sytuacji?
Chcemy założyć konto bankowe, złożyć wniosek o kredyt lub nawet zlecić dyspozycję. W takich wypadkach prawie zawsze zostaniemy poproszeni o okazanie dowodu osobistego. No i często na samym okazaniu się nie kończy. Pracownik instytucji finansowej zechce ten dokument zeskanować lub wykonać jego kserokopię. I tutaj pojawia się pytanie: po co mu to? Czy w każdej takiej sytuacji takie działanie jest uzasadnione? Otóż według Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) ani przepisy ustawy o prawie bankowym, ani przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nie dają uprawnienia do kopiowania dowodów tożsamości w każdej sytuacji.
UODO mówi bowiem o zasadzie minimalizacji danych osobowych, czyli konieczności każdorazowej analizy czy w danym przypadku wykonanie kopii dokumentu tożsamości jest rzeczywiście niezbędne. Regulator przypomina, że w wielu sytuacjach do weryfikacji wystarczy okazanie przez klienta dowodu osobistego do wglądu. Lub jedynie spisanie konkretnych danych z okazanego dokumentu.
Tak naprawdę to jedyną sytuacją, w której sporządzanie kopii dowodów tożsamości przez instytucje finansowe jest legalne następuje wtedy, kiedy konieczne jest zastosowanie środków bezpieczeństwa mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu!
Spisanie lub okazanie
Czyli okazanie lub spisanie danych powinno wystarczyć, ale dlaczego często wystarczające nie jest? Oczywiście nie jest to wina pracownika, który skan dokumentu chce wykonać. On sam z siebie tego nie wymyślił. Obowiązują go procedury, które narzuca mu sam bank. Który zwykle powołuje się na art. 6 ust. 1 lit. c. ustawy o RODO. I nie ma tutaj znaczenia czy o dowód tożsamości prosi doradca w banku czy pośrednik kredytowy. Oboje działają na podstawie tego samego dokumentu czyli tzw. checklisty. To na niej dany bank określa jakie dokumenty są konieczne np. do złożenia kompletnego wniosku kredytowego.
Wszyscy działają na podstawie tych samych przepisów. Jednak jak to u nas zwykle jest, różne osoby i podmioty inaczej interpretują ich zapisy. Dlatego do wniosku w jednym banku ksero dowodu osobistego (potwierdzone za zgodność z oryginałem) jest obligatoryjne, a inne wręcz tego zakazują!
Bankowcy często powołują się również na art. 112b Prawa bankowego. Zgodnie z nim: „Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych.” Ale przetwarzanie nie jest przecież równoznaczne z koniecznością wykonywania kserokopii tego dokumentu!
Na konieczność minimalizacji ilości przetwarzanych danych wskazuje również ustawa o RODO (art. 5). Dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Czy zatem do złożenia wniosku kredytowego konieczne jest kserowanie dowodu osobistego? Po pierwsze nie jest znany wynik tego procesu. Na co bankowi skan dowodu jeżeli decyzja będzie negatywna? Poza tym, w świetle przytoczonych przepisów, okazanie tego dokumentu przy umowie (a wcześniej wniosku) powinno być wystarczające.
Praktyczne rozwiązania
Na szczęście podejście większości banków (komercyjnych) jest już zdroworozsądkowe i zgodne z sugestiami UODO. Czyli najczęściej wystarczy okazanie dokumentu tożsamości przy wniosku oraz sprawdzenie go przy umowie kredytowej. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, że pracownik banku (lub pośrednik) będzie wymagał kserokopii dowodu osobistego. Wynikać to będzie właśnie z checklisty przygotowanej przez pracowników centrali banku. Co w takiej sytuacji?
Pierwsza opcja jest taka, że rezygnujesz z wniosku w danym banku. To oczywiście dość radykalne rozwiązanie. W zamian wnioskujesz o kredyt w banku, który jedynie sprawdza i spisuje dane z dokumentu tożsamości. Jednak w wielu przypadkach złożenie wniosku w tym konkretnym banku ma uzasadnienie i nie można go pominąć. W takiej sytuacji na kserokopii dokumentu lub ew. na skanie wystarczy dopisać zdanie w stylu: „kserokopia/skan wyłącznie na potrzeby procesu kredytowego w banku X w dniu Y”. Taka adnotacja nie zostanie odrzucona przez analityka.
Jednak jeżeli masz wątpliwości czy faktycznie ksero dokumentu tożsamości jest wymagane do danego wniosku kredytowego to wystarczy, że poprosisz doradcę o ww. checklistę. W przypadku pośredników, mających w ofercie kilkanaście banków i setki różnych rozwiązań, niemożliwe jest zapamiętanie każdego kompletu dokumentów. Oczywiście są one w różnych bankach podobne, ale jednak nie takie same. Dlatego też banki zawsze udostępniają checklisty. Pośrednik może spojrzeć i już wie co powinien od klienta dostać. Tego zestawienia zwykle nie udostępnia się wnioskującym klientom. Jednak nie jest to dokument tajny. W związku z tym zawsze możesz poprosić swojego eksperta, aby to zestawienie Ci pokazał lub nawet przesłał.
Wytyczne dla pośredników
Banki wymagają, aby pośrednicy kredytowi składali kompletne wnioski kredytowe. To bardzo ważne, aby proces nie był wstrzymywany przez jakieś braki. W szczególności, że banki mają określony czas na wydanie decyzji kredytowej. Dokumentów jakie klienci składają nikt nie wymyśla, one są ściśle określone. Dlatego też jeżeli jakiś bank wymaga kserokopii dowodu osobistego (lub innego dokumentu tożsamości) to niestety ekspert kredytowy nie może tego pominąć. Nie ma sensu go za to winić, ani on ani nawet doradca w banku nie określają procedur. Robi to tzw. „góra” i wszelkie skargi oraz zażalenia najlepiej od razu kierować do centrali.
I kwestia druga. Po zakończonym procesie kredytowym pośrednik finansowy ma obowiązek wszelkie dokumenty, które mu zostały, zniszczyć. Analogicznie dane związane z wnioskiem usunąć z dysków (zostają one jedynie zapisane w systemie rozliczającym obsługiwane wnioski). Obsługą posprzedażową zajmuje się już bank.
Masz pytania odnośnie procesu kredytowego? Nie jesteś pewien czy wszystkie dokumenty (o które prosi doradca) są zasadne? Napisz do mnie, to wszystko można sprawdzić i ocenić czy ktoś faktycznie nie prosi o coś co niekoniecznie jest wymagane do wniosku.
Dodatkowo też uczulam w kwestii wysyłania dokumentów lub danych wrażliwych komuś nieznajomemu. Policzyć zdolność kredytową, przedstawić wstępną ofertę można bez danych osobowych, peselu itp. Poza tym każdego eksperta kredytowego można sprawdzić. Musi posiadać stosowne uprawnienia i być wpisanym do baz prowadzonych przez KNF. Link do rejestru Komisji Nadzoru Finansowego. Przykładowo szczegółowe dane na mój temat znajdziesz TUTAJ.
Serdecznie zapraszam do współpracy.